1.2.1 Getting Things Done、あるいは｢GTD｣とは、

1.2.2 簡単に言えば、GTDとは…

1.2.3 GTDの5つのステップ

1. 収集
   

   ToDoリスト、アイデア、日課などすべてを収集し、ノートに書き出します。

   そのタスクを実際にやる時がくるまで頭の中から追い出しておきます。

2. 明確化
   

   しなければならないことを明らかにします。

   • 実行可能なタスクに分解
   • その場で片付けられるタスクがあったら、その場で片付けてください。
   • 誰かに任せられるタスクは、誰かに任せます。

   この作業をすることで、何をすべきか考える時間を減らし、実行する時 間を増やせます。

3. 整理
   

   タスクをカテゴリーと優先度で整理します。

   • タスクごとに締め切り日を決め、リマインダーをセットします。
   • タスクの優先度は必ず決めておくこと。
   • この段階では、まだタスクの実行はしません。
4. 見直し
   

   ToDoリストを見直します。

   • ToDoタスクを見渡して、 ｢次にやるタスク｣を決めます。

   • どのタスクを選べばいいか悩むときは、タスクの分解が不十分なのか もしれません。もう一度｢明確化｣の手順を行ってください。

     すべてのタスクが実行可能なサイズに分解されていきます。

   また、定期的にToDoリストを見直し、どれだけ進捗したか、優先度に変 更がないかをチェック、システムがうまく機能しているか判断してくだ さい。

5. 実行
   

   選んだタスクを実行します。

   • すべてのToDoタスクは優先度とカテゴリーで整理されており、どのタ スクをいつやるべきかわかっているはず。
   • また、タスクはすべて実行可能なサイズに分解されています。あとは 実行するだけです。

   以上がGTDの基本原則です。

   まとめると、

   • GTDは｢覚えておかねばならない｣ことすべてを頭の中から取り出し、
   • システムへと移し替え、
   • 整理し、
   • 実行可能なタスクに分解する仕組みです。

   ここまでしておけば、こんどToDoリストを見た時に、重要なタスクはどれか、 いまできるタスクはどれかがすぐに判断できます。つまり、｢何をすべきか｣や ｢どうやればいいか｣について考える時間を減らし、｢実行する｣時間を増やせる わけです。

1.2.4 どうやってGTDを始めるか？

1. ツールの選択
   

   アイデアやToDoタスク、そのほか覚えておくべきことのすべてを収集・整理で きるツールが必要です。

2. 定期的に見直す
   

   やるべきことの全体像を常に把握しておくのが重要。

   • 毎週、少し時間をとってToDoリスト全体を見直します。
   • 最初は毎日やるとよいでしょう。

   また、優先度を決めておけば、次にどのタスクをやるべきかで悩む必要もあり ません。

   基本的に、あるタスクが完了したら、ToDoリストをすばやくチェックし、重要 なタスクかつ今すぐできるタスクはどれかを調べ、とりかかるタスクを瞬時に 選び出すのが理想です。そしてそれを繰り返すのです。

3. ｢整理しすぎない｣ように気を配る
   

   ToDoタスクをどう整理するかはあなた次第です。

   ただし、整理のし過ぎは逆効果です。

   • ToDoのカテゴリーが多すぎたり、
   • 優先度が細かく分かれすぎていたり、
   • ラベルやフラグが増えすぎていたら、

   物事をシンプルにしてください。

   1. 私はこうやっています
      
      • 毎朝5分間を使って、
        • ToDoリストにその日にやるべきことすべてが書き込まれているかをチェッ クします。
        • また、すべてのタスクが大きすぎたり曖昧すぎたりせず、実行可能なステッ プに分解されているかを確認します。
      • 週に一度、30分か1時間を使って、
        • ウィークリー・レビューを行います。
        • やる予定だったのにできなかったタスクをフォローしたり、
        • 漠然としていたアイデアをToDoリストに加えたり、
        • 人に任せられるタスクを誰かに任せたり、
        • 小さなブレインストーミングを行ったり、
        • 優先度を見直します。

1.2.5 GTDは基本理念のひとつにすぎない

1.3.1 GTDの特徴

1.3.2 システム

1. 収集
   
   1. バケットの中に集める
      
      • 追いかけなければならない仕事
      • 覚えておくべき仕事
      • 取り掛かっている途中の仕事（公私問わず）

      をすべて残らず書き出し、集める。

   2. バケット
      

      紙、メモ帳、PDA、パソコン、現実の整理箱やパソコン画面上の電子メー ルの整理箱

      すべき仕事に関する雑然とした想念を頭から全部追い出す

   3. バケットの整理
      

      中身は、週に最低一度は整理して空にする必要がある。

2. 処理
   

   書き出してバケットに投げ込んだ仕事を分類し、厳密なワークフローによっ て各リストへと分ける作業である。

   • まず整理箱のトップやメモ用紙などの最初にある仕事から「処理」をはじめる。
   • 処理する仕事は一度に一個だけ。
   • 整理箱には絶対にどんな仕事も戻さない。
   • 処理の開始。整理箱にあるその仕事は、行動をおこすべきものかどうか、 考えることが処理の内容である。
     • YES。行動すべき
       • すぐやる。（2分以内でできる場合）
       • 複雑なものは、計画を立てて行うことにし、計画は定期的に見直す。 *プロジェクト*のリストへ。
       • 複雑でないもので、自分でしなくてもいいものは人に任せる。任せ たら 連絡待ち のリストへ。
       • 複雑ではないが今すぐしなくてもよいものは後でする。*カレンダー*のリストへ。
       • 複雑ではなく今すぐしたほうがよいものは、今やっている仕事の次に着手する。 *次のアクション*のリストへ。
     • NO。今行動しなくてよい
       • 資料としてファイルにしまうものは、*資料*リストへ。
       • いつかやる仕事としてあたためておくものは、*いつかする*リストへ。
       • 不要なものは捨てて忘れる。ゴミ箱へ。

   この処理の際に、「するのに2分とかからない仕事は、今すぐ行う」とい う「*2分ルール*」がある。「2分」とは目安で、その仕事を後へ延ばすた めにリストやメモを書いたりするのにかかる時間くらいのことである。2 分くらいでできそうな細かい仕事は、いまこの場でリストから早めに消し てすっきりさせる必要がある。

3. 整理
   

   残っている仕事に常に注意を払うために使う「リスト」には、以下のよう なものがある。バケットにある仕事は処理によってこの「リスト」へ仕分 けされ、このリストを常時追跡しながら仕事をこなしてゆく。

   次のアクション

   注意をしなければならない仕事それぞれについて、 取るべき次のアクション（その仕事の最初の一歩） は何かを決める。

   たとえば、もし仕事が「プロジェクトレポートを書く」ならば、次 のアクションは「Aさんにミーティングの時間について電子メールを 打つ」か、「Bさんに電話してレポートに必要な内容を聞く」などと なる。仕事完了までにこなすステップや行動はいろいろあるが、そ の最初にすべきことは必ずあるはずで、これを「次のアクション」 リストに入れ、今やっている仕事の次から次へと行う。さらにこれ らは起こす行動の状況に応じて分類したほうがよい。例えば、「オ フィスでする」「電話する」「店でする」など。

   プロジェクト

   プライベートや仕事での「オープン・ループ」の中 で、一回以上の物理的動作が必要な、複雑な仕事は「プロジェクト」 になる。これらは常に追跡し、定期的に見直す。プロジェクトに関 する「次のアクション」は後回しになり、随時進めていく。

   連絡待ち

   誰かに仕事や「次のアクション」を任せる場合、あるい はプロジェクトを進めるにあたり何か外部の出来事が起こるのを待 たねばならない場合、これらは追跡できる状態にし、随時任せた仕 事が終わったか、外部で出来事が起きたか、見直すこととする。

   いつかやる

   いつかやりたいが今しなくていいものはここに入れる。 「将来に備え中国語を勉強」「ダイビングのために休暇をとる」な ど。

   カレンダー

   カレンダーも約束や仕事の追跡のために重要である。 しかし、アレンは、カレンダーは「ハード・ランドスケープ」と彼 が名づけた仕事のためにとっておくべきだと勧めている。ハード・ ランドスケープは、ある決まった締め切りまでに絶対にすべき仕事 や、時間や場所が決まってしまった会議や約束のことである。すべ き仕事はカレンダーではなく、次のアクションリストに書かれるべ きである。

   GTDの鍵になるものはファイリングシステムである。ファイリングは簡単 で、単純で、楽しく苦痛にならないシステムでなければならない。紙1枚 に書いたものでも、見直すために必要なら、これまで作ったフォルダに属 さないものならば新しいフォルダを作る必要がある。アレンの推薦するも のはアルファベット順の単純なファイリングシステムであるが、情報の貯 蔵や見直しができるだけ簡単で早く済むものならどういったものでもよい。

4. 見直し
   

   「43Folders」の例

   アクションや覚えておくべきもののリストは、毎日や毎週あるいは随時な ど、見直すことがなければ役に立たない。リストを見直して、やり忘れて いるものがあればすぐ着手したほうがよい。またある特定の時点で十分な 時間とエネルギーがある場合、リストの中から何が今もっともすべきこと かを決定し、すぐやるほうがよい。ただし、ぐずぐず先延ばししがちな人 ならば、リストの中の簡単なものから手をつけて後に大変なものが残りが ちである。この解決のためには、リストの上から機械的に順番に着手する ようにしたほうがいい。

   GTDでは、最低週に一度、残っているアクションやプロジェクト、連絡待 ちなどの仕事の進捗や要不要を評価し、新しく入った仕事や次に来る出来 事などを次々収集・処理・整理してリストに加え、常に新しい状態にしな ければならない。

   アレンは「備忘録」をつくり、毎週頭の中から仕事やプロジェクトの記憶 をすっきり整理してしまうことを勧めている。これは12か月分と31日分の 43個のフォルダからなるもので、毎日その日の日付のフォルダを開けて仕 事をこなして空にし、空になったフォルダは次の月のフォルダの中に入れ るというものである。

5. 実行
   

   どのようなリストやシステムも、それを作ることばかりに時間をかけ、実 際の仕事を行わないようでは意味がない。以上の方法で頭をすっきりさせ、 とらなければならないアクションをとることを、簡単に、単純に、楽しい ものにできた場合、先伸ばししがちな傾向は少なくなり、「オープン・ルー プ」のあまりの多さに圧倒されてげんなりすることも少なくなるであろう。

1.4.1 Pomodoroテクニック

1.4.2 Getting Things Done

1.4.3 Don't Break the Chain

1.4.4 アクション・メソッド